20 manieren om je bedrijfsvoering slim te automatiseren

  • 22 augustus 2022
  • Renée Muller
  • 12,6 minuten leestijd

Snel naar:

Delen?

Pijltje

We leven in een gigantisch digitaal tijdperk en als ondernemer kun je daar de vruchten van plukken. Je bedrijf automatiseren is een eitje met onze 20 tips.

automatiseren

Met een nieuwe recessie in aankomst is je bedrijf automatiseren helemaal geen slecht idee. Maar hoe pak je dat aan?

Er is meer vraag naar automatisering in het bedrijfsleven dan ooit tevoren. Met automation kun je e-mails inplannen, leads opvolgen die hun winkelwagentje hebben verlaten, data synchroniseren tussen apps en je teamleden automatisch ergens van op de hoogte stellen.

Deze opties kunnen erg overweldigend zijn, vooral wanneer je een klein bedrijf hebt en het budget beperkt is.

Je vraagt je misschien af:

  • Bij welke automatisering je bedrijf het meest baat heeft?
  • Wat je juist niet moet doen?
  • Hoe je het gemakkelijk kunt implementeren?

Laten we de slimste bedrijfsautomatiseringen voor je op een rijtje zetten zodat jij vandaag nog aan de slag kunt met de implementatie in je eigen organisatie.

20 manieren om een klein bedrijf te automatiseren

1. Richt geautomatiseerde e-mailcampagnes in

Wanneer je aan automatisering denkt, denk je waarschijnlijk als eerste aan e-mailmarketing automation. Dit is niet alleen een van de meest populaire vormen van automatisering, het is ook een van de meest eenvoudige.

Soorten e-mail automatisering:

  • E-mails triggeren op basis van acties, zoals bevestigingen van inschrijvingen voor een webinar of meldingen van achtergelaten winkelwagentje
  • E-mail drip workflows die met vaste tussenpozen content sturen
  • Content of gevraagde informatie afleveren na het invullen van een formulier
  • Content A/B testen en automatisch de best presterende versie van de content sturen
  • Elke e-mail die je stuurt personaliseren
  • Groepen segmenteren op basis van gegevens en automatisch de juiste e-mail naar elke groep sturen

Wil je beginnen met e-mailmarketing automation? Kijk dan eerst naar de automatiseringsmogelijkheden die jouw e-mailsysteem al heeft.

Tegenwoordig hebben alle populaire e-mailmarketing tools al automatiseringsopties.

2. Richt standaard werkprocedures (SOP’s) in

Hoeveel processen binnen je bedrijf zijn gedocumenteerd? Of je nu een solopreneur bent of een klein team leidt, het hebben van standaard werkprocedures (SOP’s) is van cruciaal belang voor een gezonde onderneming.

SOP’s zijn gedetailleerde instructies die schetsen hoe je processen binnen je bedrijf moet voltooien. Naarmate je bedrijf groeit, maakt het bij de hand hebben van SOP’s het zo veel gemakkelijker om nieuwe teamleden aan boord te nemen en taken aan anderen te delegeren.

Hoe sneller teamleden aan de slag kunnen, hoe groter de impact die ze op je bedrijf kunnen hebben.

Automatisering

3. Upload contactgegevens naar een CRM voor een gecentraliseerde database

Zijn je klantgegevens verspreid over verschillende rommelige spreadsheets? Is het voor je team moeilijk om de status van een contact te ontcijferen, of wanneer de laatste interactie met hen was?

Als dat zo is, kan je bedrijf baat hebben bij automatisering van je klantenbestand.

Om je klantengegevens te automatiseren kun je een CRM-systeem gebruiken als gecentraliseerde database, en contactgegevens synchroniseren tussen apps om automatisch updates uit te voeren zodra er iets verandert aan een klantaccount.

Dit vermindert het handmatige werk van je team, en verbetert de relaties met je contacten en klanten.

4. Implementeer een lead scoring systeem

Heeft je team een proces om te bepalen welke leads interessant zijn? Zo niet, dan kun je overwegen om lead scoring in te voeren.

Met lead scoring koppel je belangrijke kenmerken van je leads aan numerieke waarden, waardoor het voor jou en je team gemakkelijker wordt om voorrang te geven aan het werken met leads die de meeste kans hebben dat ze uiteindelijk klant worden.

Dit bespaart jou en je team kostbare tijd en stelt je in staat je bezig te houden met leads die meer kans maken om betalende klanten te worden.

5. Gebruik een tool voor het plannen van je sociale media

Elke social media manager of content creator kan je vertellen hoe tijdrovend social media kunnen zijn, vooral als je je berichten handmatig plaatst.

Daarom is het gebruik van een tool voor het plannen van sociale media een must voor drukke marketingteams.

Met de juiste tools voor het plannen van sociale media kan je team van tevoren zinvolle content maken, en content inplannen om automatisch op je belangrijkste platforms te posten.

6. Reageer direct op verzoeken van de klantenservice

Hoe goed je bedrijf reageert op vragen van de klantenservice kan het verschil maken om klanten tevreden te houden en terug te laten komen.

Reactietijd en het oplossingspercentage zijn belangrijke maatstaven die de klanttevredenheid sturen, en het kan moeilijk zijn voor klantenserviceteams om aan de eisen te voldoen terwijl ze alle klantenservice handmatig uitvoeren.

Automatisering gaat er niet om het menselijke element uit één-op-één interacties te halen. In feite gaat het erom meer tijd voor die te maken en je klanten een betere ervaring te bieden.

Je kunt meldingen automatiseren om je te laten weten wanneer het het juiste moment is om een klant te bereiken, wat betekent dat je gericht contact kunt zoeken voor betere resultaten. Klanttevredenheidsonderzoeken kunnen ook geautomatiseerd worden om je te waarschuwen wanneer een klant snel aandacht nodig heeft om het risico op churn te verminderen.

Je team kan ook gebruik maken van chatbots of kennisbanken met ingebouwde AI die snel eenvoudige vragen kunnen beantwoorden, of een klant doorverwijzen naar de beste supportmedewerker voor zijn vraag als dat het probleem niet oplost.

Automatisering stelt je klantenservicemedewerkers in staat een groter volume aan klanten doeltreffender te beheren, zonder burn-out of vermindering van de kwaliteit van de een-op-een interacties.

7. Automatiseer SMS-marketingberichten

Sinds de pandemie bevinden we ons (nog) meer online en dat heeft geleid tot een opleving van SMS-marketing.

Het is erg slim om geautomatiseerde SMS-marketing toe te passen om weer contact te maken met leads en potentiële klanten te converteren.

Potentiële automatisering van SMS marketing kan onder andere zijn:

  • Herinneringen aan vergaderingen en evenementen
  • Een waarschuwing dat een product wat iemand interessant is weer op voorraad
  • Berichten over het achterlaten van een lege winkelwagen
  • Promotionele berichten voor speciale aanbiedingen en kortingen

8. Herzie en automatiseer je verkoopproces

Verkoopautomatisering gaat over het effectiever beheren van je verkoopproces, het verminderen van wrijving, en het verhogen van conversiepercentages.

Voordelen van verkoopautomatisering:

  • Blijf op de hoogte van een drukke pijplijn
  • Beter agendabeheer
  • Identificeer en richt je op de meest verkoopklare leads
  • Verzamel inzichten uit gegevens en handel ernaar
  • Synchroniseer de nieuwste gegevens over alle apps
  • Maak een sterke brug met marketing
  • Laat nieuwe klanten overgaan naar onboarding
  • Voorkom dat je tijd besteedt aan slecht passende leads

Om met verkoopautomatisering aan de slag te gaan, kijk je eerst naar de ingebouwde automatiseringsfunctionaliteit die je CRM biedt. Daarna kun je kijken of je andere apps kunt inzetten en integreren om krachtiger workflows te automatiseren.

9. Automatiseer repetitieve taken

Zijn er taken in je bedrijf die zich herhalen, vaak gedaan moeten worden of niet echt uitdagend zijn?

Zo ja, dan zijn deze taken de ideale kandidaten voor automatisering.

Overweeg het gebruik van een taakautomatiseringshulpmiddel zoals Zapier om wat van het werk uit repetitieve taken te halen.

Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat ieder gepubliceerd blogbericht automatisch wordt getweet.

Dat bespaart je natuurlijk gigantisch veel werk!

10. Besteed belangrijke taken uit aan experts

Als je voor het eerst een bedrijf begint, ben je meestal verantwoordelijk voor alle taken en verantwoordelijkheden die dat bedrijf laten draaien. Hoewel dat goed kan zijn voor de winst, is het niet goed voor schaalvergroting en automatisering.

Als je het je eenmaal kunt veroorloven, kan het uitbesteden van taken aan nieuwe teamleden, assistenten, en specialisten je bedrijf echt naar een hoger niveau helpen.

Stel dat je een kleine ondernemer bent die alle e-mail marketing tot nu toe zelf heeft gedaan terwijl je ook allerlei andere ballen hoog hield. Tenzij je een deskundige e-mail marketeer bent, geef je dit gebied misschien niet de aandacht die het verdient en kan de kwaliteit eronder lijden.

Als je een email marketing expert inhuurt, kan hij de nodige workflows en funnels opzetten die je helpen je email marketing op de automatische piloot te laten lopen, wat mogelijk meer verkoop oplevert.

Neem de taken door die je momenteel voor je bedrijf doet en zoek naar gebieden die je aan iemand anders kunt uitbesteden om je tijd te besparen en betere resultaten te behalen.

Automatisering

11. Implementeer een systeem voor taakbeheer

Is jouw bureau bezaaid met takenlijstjes op post-its en notititeblaadjes?

Geef je je team her en der taken en volg je ze pas op als ze af moeten zijn?

Vinden jij en je team het moeilijk om bij te houden wie wat doet?

Als dat zo is, is het tijd om een taakbeheersysteem met automatisering te implementeren. Het gebruik van taakbeheersoftware zoals Asana, Monday, of Trello kan jou en je team helpen georganiseerd en verantwoordelijk te blijven.

Met taakbeheer software weet je team precies waar ze hun volgende actie-item moeten zoeken en wanneer het klaar is.

Je kunt ook hun vorderingen zien, zodat je ze kunt steunen als ze van het juiste spoor raken.

Automatisering kan helpen om je taakbeheersysteem naar een hoger niveau te tillen. Je kunt Zapier gebruiken om van regelitems uit een spreadsheet een taak te maken in je gereedschap naar keuze, of automatisch taken maken van Slackberichten.

Wij zijn zelf heel erg fan van Todoist!

12. Maak gebruik van dropshipping

Een e-commerce bedrijf runnen kan veel werk zijn. Tussen het bijhouden van de voorraad en het beheren van de fulfillment, moet er achter de schermen heel wat gebeuren om producten bij je klanten te krijgen.

Als je je inventaris niet wilt beheren, kun je dropshipping overwegen.

Met dropshipping kun je rechtstreeks samenwerken met een leverancier die je bestellingen vervult en verzendt, zodat je je op andere gebieden van je bedrijf kunt concentreren zonder je zorgen te maken over de risico’s en logistiek van het bij de hand hebben van al je inventaris.

13. Centraliseer je interne communicatie

Het automatiseren van je communicatieprocessen gaat over het stroomlijnen en verduidelijken van mens-tot-mens interacties. Als ondernemer kunnen deze automatiseringen tijd vrijmaken om voor je team te zorgen en hun groei te ondersteunen.

Soorten automatisering van communicatie:

  • Automatiseer teamherinneringen om vergaderingen voor te bereiden
  • Automatisch opvolgen van taken na ingestelde intervallen
  • Inwerkmateriaal delen met nieuwe collega’s
  • Verzamelen van dagelijkse feedback over overwinningen en stoppers
  • Zelfevaluaties en bijhouden van prestaties
  • Rapportage dashboards
  • Gegevens synchroniseren met vergaderdia’s

Gmail, Slack, en Asana zijn hulpmiddelen die je misschien al gebruikt en die ook geweldige automatiseringsfunctionaliteit bieden om de communicatie met je team te vergemakkelijken.

14. Stroomlijn je boekhoud- en onkostensysteem

Het beheren van de financiën van kleine bedrijven is een klus op zich. Als je dat nog steeds zelf doet, overweeg dan een boekhoud- en onkostensysteem met automatiseringsmogelijkheden te gebruiken.

Dit kan handig zijn om de financiën van je bedrijf bij te houden. Je kunt deze software zelfs rechtstreeks met je CRM verbinden, zodat je administratie nauwkeurig kan weergeven welke contacten bij je gekocht hebben.

Het hebben van een boekhoud- en onkostensysteem kan ook helpen bij bonnenbeheer door bonnetjes die in je postvak binnenkomen automatisch te categoriseren naar overeenkomstige kosten op je financiële overzichten.

15. Gebruik trigger/actie workflows om data tussen apps uit te wisselen

Praten de platforms binnen je tech stack met elkaar? Het gebruik van automatisering om gegevens tussen apps te delen kan je uren van handmatig invoeren besparen.

Stel dat je een potentiële klant een Typeform enquête laat invullen om meer te weten te komen over wat ze in een product zoeken.

In plaats van handmatig een nieuw contact in je CRM aan te maken, kun je een workflow opzetten die een nieuw contact in je CRM aanmaakt telkens je een reactie op die specifieke Typeform enquête ontvangt.

Je kunt een trigger/actie workflow gebruiken om verschillende hulpmiddelen met elkaar te verbinden en administratief werk te verminderen.

16. Automatiseer je onboarding processen

Onboarding taken zijn perfect voor automatisering, want ze zijn repetitief. Veel nieuwe medewerkers in een organisatie zullen immers dezelfde training ondergaan en vergelijkbare herinneringen nodig hebben.

Voorbeelden van manieren waarop je je onboarding proces kunt automatiseren zijn:

  • Automatisch genereren en versturen van wettelijke documenten die nieuwe medewerkers elektronisch moeten ondertekenen.
  • Automatisch accounts en toegang tot belangrijke hulpmiddelen en systemen laten aanmaken.
  • Werknemersgegevens synchroniseren over de nodige systemen om handmatige invoer te verminderen.

Door zoveel mogelijk van het back-end proces van onboarding te automatiseren, creëer je minder druk werk voor je HR team en een soepelere ervaring voor nieuwe werknemers.

17. Gebruik een tool om het plannen van vergaderingen gemakkelijker te maken

Er zijn weinig dingen frustrerender dan een heen-en-weer e-mailketen om een vergadertijd te bepalen.

Optimaliseer dit proces door een hulpmiddel voor het plannen van vergaderingen te gebruiken dat automatisch met je agenda synchroniseert, en waarmee contactpersonen tijd kunnen plannen om met je af te spreken wanneer je beschikbaar bent.

Deze tools kunnen ook rechtstreeks met je CRM integreren, zodat je lijst met contactpersonen altijd up-to-date is met je laatste interacties.

Automatisering

18. E-mail contacten die hun winkelwagentje hebben achtergelaten

De meeste mensen die het internet gebruiken hebben wel eens een online winkelwagentje – of twee – achtergelaten.

Of ze nu afgeleid worden bij het plaatsen van een bestelling, zich bedenken als ze de verzendingskosten zien, of nog wat langer over hun aankoop willen nadenken voor ze op “kopen” drukken, er zijn verschillende redenen waarom klanten een online winkelwagentje achterlaten.

Om je bedrijf te helpen deze kopers te converteren, kun je e-mail automatisering gebruiken om een bericht te sturen naar contactpersonen die na een bepaalde tijd nog artikelen in hun winkelkarretje hebben liggen.

Aangezien 50% van de gebruikers die op e-mails over achtergelaten winkelwagentjes klikken, terugkomen voor hun aankoop, is het een waardevolle automatisering om te proberen!

19. Gebruik een passwordmanager om inloggegevens in je team te delen en te beveiligen

De kans is groot dat je team een grote verscheidenheid aan tools gebruikt om je bedrijf te runnen.

Om de informatie van je bedrijf veiliger te houden en je tech stack toegankelijk te maken voor teamleden die ze nodig hebben, kun je overwegen een passwordmanager te implementeren om inloggegevens te bewaren en gemakkelijk te delen.

Tools zoals LastPass stellen gebruikers in staat veilige wachtwoorden te genereren en op te slaan, en kunnen gebruikt worden voor individuen, kleine teams, en ondernemingen.

20. Maak gebruik van AI en tools voor Machine Learning

Kunstmatige intelligentie (AI) zal de komende jaren naar verwachting $ 2,6 biljoen aan waarde voor bedrijven ontsluiten. Als bedrijfseigenaar zijn er veel manieren waarop je AI kunt inzetten om je activiteiten te stroomlijnen en te automatiseren.

AI tools kunnen bijvoorbeeld helpen bij het stroomlijnen van gegevensbeheer en rapportage, waardoor je team kostbare tijd bespaart en je toegang krijgt tot waardevolle gegevens.

Als je een marketing team hebt dat een grote hoeveelheid content creëert, kunnen AI tools zoals Jasper de tijd die marketeers besteden aan het maken van content sterk verminderen door de mogelijkheden die ze bieden op het gebied van schetsen, onderzoeken en bewerken.

Automatisering is een langetermijnstrategie: het gaat er niet om alles in één keer te willen veranderen of processen te creëren die te ingewikkeld zijn voor de fase waarin je bedrijf zich bevindt.

Kijk naar waar je bedrijf nu staat. Waar zitten de blokkades, handmatige taken, en inefficiënties?

Vraag jezelf af hoe je deze gebieden kunt gaan automatiseren om je aandacht vrij te maken voor de gebieden waar je de meeste invloed hebt.

Start vandaag nog met groeien.

Contact MetMuller